Personvernerklæring

Work System beskytter personvernet ditt for at du skal føle deg trygg når du betror oss opplysningene dine. Work System streber derfor alltid etter å beskytte personopplysningene dine på best mulig måte og følge alle gjeldende lover og regler. Åpenhet er viktig for oss i Work System, og derfor vil vi at du skal forstå hvordan personopplysningene dine vil bli behandlet.

I denne personvernerklæringen, som gjelder for alle Work Systems' kunder i Norge, forklarer vi hvordan dine personopplysninger brukes i forbindelse med at du ber om tilbud eller kjøper våre varer og/eller tjenester, besøker anlegg/hjemmeside eller ved annen kontakt med oss.

Work System arbeider kontinuerlig med personvernspørsmål, og denne erklæringen kan derfor bli oppdatert. Du finner alltid den nyeste versjonen av personvernerklæringen her.

Du er alltid velkommen til å ta kontakt med oss hvis du har spørsmål eller synspunkter.

Work System Sweden AB, org.nr. 556782-6713, med adresse Industrivägen 11B, 561 61 Tenhult, er behandlingsansvarlig for bruk av dine personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen og som skjer under varemerket Work System.

Hvis du gir personopplysninger direkte til en av Work Systems' samarbeidspartnere, som ProPartner, er de selvstendige behandlingsansvarlige.

Hvilke personopplysninger som behandles, varierer avhengig av om du handler som privatperson eller foretak. Også foretaksformen kan ha betydning, og representerer du for eksempel ett enkeltmannsforetak, kan foretaksopplysninger være det samme som personopplysninger.

I forbindelse med at du besøker https://www.worksystem.no, ber om tilbud eller kjøper våre produkter og/eller tjenester eller ved annen kontakt, godkjenner du at vi innhenter informasjon om deg og/eller foretaket du representerer. Denne informasjonen kan omfatte:

• Personopplysninger: Fullt navn, e-postadresse, telefonnummer, personnummer, adresse, postnummer, sted, registreringsnummer, kundenummer, geolokalisering

• Foretaksopplysninger: Organisasjonsnummer, foretaksnavn, adresse, postnummer, sted, registreringsnummer, kundenummer, bransjetilhørighet, faktureringsinformasjon som fakturaadresse og referanseperson

• Finansielle opplysninger: Betalingsopplysninger og, der det er aktuelt, opplysninger om foretakets/privatkundens betalingshistorikk og kredittverdighet. Kredittvurderingen utføres av Work System med opplysninger fra Creditsafe

• Interaksjonsdata: Opplysninger om brukerinteraksjon som: tekniske data, informasjonskapsler, IP-adresse, enhetsinformasjon og brukerhistorikk.

Når du oppgir personopplysninger til oss i Work System, brukes disse formålstjenlig og med følgende rettslige grunnlag:

• Håndtering og administrering av kjøpet 

Ved kjøp av våre produkter/tjenester behandler vi opplysningene dine for å oppfylle og administrere forretningsforholdet med deg i henhold til avtale. Vi behandler også opplysninger for å ta betalt, håndtere fakturaer, utbedre feil og håndtere andre hendelser samt for eventuelle krav om angrerett, reklamasjon, krav eller garanti. Dette kan også omfatte oppfølgingsspørsmål og undersøkelser om hvordan du har opplevd våre produkter og/eller tjenester. Opplysningene kan også behandles for å oppfylle våre forpliktelser i henhold til gjeldende lovgivning, som forbrukerlovgivning, og det rettslige grunnlaget som utgjør vår kjøpsavtale med deg.

Rettslig grunnlag: Fullbyrdelse av avtaler og rettslige forpliktelser

• For å kunne administrere tilbud

Hvis du ber om et tilbud fra oss, brukes personopplysningene dine til å administrere, følge opp og iverksette tiltak i forbindelse med tilbudet før en eventuell avtale inngås.

Rettslig grunnlag: Berettiget interesse og samtykke

 

• Annen kommunikasjon om produkter/tjenester

Vi behandler også opplysninger i forbindelse med annen kontakt med deg. Det kan for eksempel handle om produktspørsmål, chatter med kundeservice og telefonsamtaler. Det kan også handle om servicetjenester knyttet til kjøpet ditt, for eksempel påminnelser som utsendelser før bestilt verkstedsbesøk.

Juridisk grunnlag: Fullbyrdelse av avtale/forpliktelse og berettiget interesse 

• Markedsføring, arrangementer og konkurranser

Vi behandler ulike typer opplysninger for å kunne kommunisere med deg som kunde gjennom for eksempel markedsføring. Markedsføringen kan for eksempel skje via brev, telefon, sms, e-post og sosiale medier. Det kan også handle om administrasjon av konkurranser og arrangementer. For disse formålene kan vi også utarbeide statistikk for analysebehov.

Juridisk grunnlag: Berettiget interesse og samtykke

• For å evaluere og utvikle de kjøps- og servicetilbud og tekniske systemer som leveres av oss

Opplysninger kan bli brukt til å forbedre brukeropplevelsen og evaluere våre produkter/tjenester. Ut fra disse opplysningene kan vi også komme til å utarbeide statistikk og analyser.

Rettslig grunnlag: Berettiget interesse og samtykke (for eksempel informasjonskapsler)

• For å kunne forhindre misbruk

Vi behandler opplysninger med det formål å ivareta sikkerheten for alle våre tjenester/produkter og for å oppdage eller forhindre ulike typer ulovlig bruk og bruk som strider mot våre vilkår. Opplysningene kan også bli brukt til å forhindre f.eks. misbruk eller svindel.

Rettslig grunnlag: Fullbyrdelse av avtale og rettslig forpliktelse

 

• For å overholde lover

Vi behandler opplysninger for å kunne oppfylle våre lovbestemte skatte- og bokføringsforpliktelser og/eller oppfylle andre typer rettslige forpliktelser.

Rettslig grunnlag: Juridiske forpliktelser

• For å kunne gjennomføre rekrutteringsprosesser

Personopplysningene du oppgir til oss i en jobbsøknad, behandles med det formål å kunne administrere søknaden og kontakte deg i løpet av rekrutteringsprosessen. Det kan for eksempel handle om navn, kontaktopplysninger, personnummer og informasjon knyttet til ansettelseshistorikk, ferdigheter, kvalifikasjoner og/eller annen informasjon i følgebrev/CV.

Rettslig grunnlag: Berettiget interesse og samtykke

Work System deler bare personopplysningene dine når dette er et lovpålagt krav eller i overensstemmelse med gjeldende lover. Ingen personopplysninger selges videre til tredjepart.

For å kunne utføre våre forpliktelser overfor deg som kunde, kan vi bruke leverandører eller underleverandører. I slike tilfeller er selskapet/myndigheten enten selvstendig behandlingsansvarlig eller det er inngått en databehandleravtale for å sikre at det finnes sikkerhetstiltak på plass for å beskytte opplysningene dine. Selskaper som hjelper oss i slike tilfeller kan være frakt-/logistikkselskaper, kredittinstitusjoner, markedsføringsleverandører eller myndigheter.

Work System minimerer overføring av personopplysninger til land utenfor EU/EØS, og hvis dette skjer, stilles det krav om at informasjonen håndteres på samme nivå som det vernet som tilbys innenfor EU/EØS.

 

Work System behandler personopplysninger for å kunne gi best mulig service og oppfylle våre forpliktelser overfor deg som kunde. Lagringstiden varierer for ulike typer personopplysninger, og styres av for eksempel virksomhetens behov for opplysningene samt rettslige og avtalemessige krav. Work System kan i enkelte anledninger lagre personopplysninger i ytterligere tid i spesifikke tilfeller, for eksempel for å løse eventuelle reklamasjoner/tvister eller på annen måte oppfylle våre rettslige forpliktelser. Våre rutiner skal sikre at lagringstid og unødvendige opplysninger minimeres i størst mulig grad.

• Kjøps-, ordre- og brukerhistorikk vil i den grad opplysningene ikke er anonymisert bli lagret i 10 år.

• Opplysninger knyttet til kundeservicehenvendelser lagres enten inntil saken er avsluttet eller slettes etter 8 år.

• Hvis du ikke er kunde hos Work System, men besøker for eksempel vår hjemmeside eller lignende, vil Work System innhente samtykke fra deg før vi foretar noen registrering. Informasjonen som samles inn fra deg, lagrer Work System så lenge den er relevant eller høyst i 5 år.

Work System iverksetter de juridiske, tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltakene som kreves for å sikre at personopplysningene dine ikke manipuleres, går tapt eller at uvedkommende får tilgang til dem. Hos oss håndteres opplysningene kun av de som trenger dem til sine arbeidsoppgaver. Våre sikkerhetsrutiner oppdateres og justeres fortløpende for å følge den tekniske utviklingen.

 

Vi ønsker å være åpne og transparente, og du har når som helst rett til å be om et registerutdrag av de personopplysningene som er lagret om deg. Hvis vi mottar en forespørsel om tilgang, kan vi kreve ytterligere opplysninger fra deg for å sikre at informasjonen blir utlevert til riktig person.

I tillegg til et utdrag av personopplysningene dine har du rett til følgende i henhold til loven:

• Be om retting, begrensning eller protestere mot vår behandling av dine personopplysninger. For eksempel hvis opplysningene som samles inn er uriktige, ved tilbakekallelse av et gitt samtykke eller avslag på ulike typer markedsføring.

• Be om sletting av opplysningene dine i den grad det er i samsvar med gjeldende lov og avtalene som er inngått med deg

Work System vil alltid gjøre sitt ytterste for å imøtekomme forespørselen din, men i noen tilfeller kan for eksempel opplysninger ikke slettes i henhold til gjeldende lovgivning.

Hvis du mener at vi har håndtert personopplysningene dine på feil måte, kan du alltid henvende deg til oss i Work System. 

Hvis du har klager på behandlingen av personopplysningene dine, kan du henvende deg til Datatilsynet (www.datatilsynet.no) som er ansvarlig for tilsyn i henhold til personvernlovgivningen.

Vårt mål er alltid å gi deg tydelig og korrekt informasjon om vår behandling av dine personopplysninger. Ta gjerne kontakt med oss hvis du har spørsmål eller forespørsler om å utøve dine rettigheter. Du kan kontakte vår kundeservice på info@worksystem.no eller på telefon: 22 42 78 39.